Leidinggeven aan thuiswerkers
Leidinggeven aan thuiswerkers is wel even iets anders dan leidinggeven aan mensen die je dagelijks tegenkomt op de werkvloer.
Ken je de verschillende risico’s van thuiswerken?
Leidinggeven aan thuiswerkers
Uit gesprekken met leidinggevenden blijkt dat zij zelf tegen verschillende uitdagingen aanlopen als het gaat om leidinggeven aan thuiswerkers en vragen hebben als:
- Hoe behoud ik aansluiting bij de thuiswerkende medewerker?
- Wat kan ik doen om de juiste balans te vinden tussen aansturing en individuele vrijheid?
- Teamgevoel creëren bij thuiswerkers, hoe doe je dat?
- Wat kan ik wel en wat mag ik niet vragen als het om de gezondheid van de medewerker gaat?
Thuiswerken werd vanaf maart 2020 een belangrijke maatregel tegen de verspreiding van het coronavirus. Dat betekende thuiswerken waar dat mogelijk is. Door werkgevers- en werknemersorganisaties werden hiervoor criteria opgesteld, je kunt ze lezen op de website van de overheid. Maar ook na de pandemie zullen nog steeds veel medewerkers regelmatig thuiswerken.
Ervaringen van thuiswerkers
Veel thuiswerkers geven aan dat er sprake is van
- te veel afstand tot en te weinig contact met collega’s
- te weinig contact met leidinggevende, te weinig leiding
- veel miscommunicatie / misverstanden of niet op de hoogte zijn van ontwikkelingen
- gezondheidsproblemen en grote zorgen om de toekomst
Wat kun je doen om leidinggeven aan thuiswerkers te verbeteren?
1. contact tussen collega’s onderling stimuleren
Thuiswerken maakt het contact met collega’s vaak minder eenvoudig. Dit geldt voor zowel het samenwerken als voor de informele contactmomenten. Er zijn wel genoeg (digitale) middelen om contact te leggen, even bij te praten of te overleggen maar niet iedereen is hier even handig mee. Ondersteun de medewerkers om hier snel vertrouwd mee te raken. En stimuleer medewerkers om contact te leggen met elkaar. Om samen ergens over te sparren, om doelen en de samenwerking te bespreken. Maar ook om tijdens een kopje koffie even bij te kletsen. En geef zelf het goede voorbeeld.
Tip: maak op afstand een wandeling met een collega. Download daarvoor de gratis Ommetje app van de Hersenstichting.
2. stijl van leidinggeven aan thuiswerkers aanpassen
Wanneer leidinggeven aan thuiswerkers nieuw is voor je, dan vraagt dit mogelijk een andere stijl van leidinggeven.
Een goede leidinggevende kan zich aanpassen aan wat de situatie vraagt. Stem daarom af op de thuiswerkers, inventariseer wat er beter kan, reflecteer op je handelen en sta stil bij wat je nog verbeteren kunt. Pas gedrag en stijl van leidinggeven aan aan wat de werknemer nodig heeft.
Tip: Vraag je medewerker elke week een cijfer en een woord te geven aan de onderlinge relatie. Of aan jouw manier van leidinggeven, of aan hoe je omgaat met gemaakte afspraken. Zet het onderwerp op de agenda en maak het bespreekbaar.
3. communicatie(lijnen) verbeteren
1. Persoonlijk overleg. Bespreek samen op welke wijze jullie contact onderhouden en elkaar informeren. Maak afspraken over de communicatiemiddelen (e-mail, (video)bellen, sms-en, appen, zoomen of chatten), de frequentie en de bereikbaarheid/beschikbaarheid. Informeer de werknemer waar hij/zij nieuwsberichten of andere informatie kan vinden. Evalueer vervolgens wat wel en wat niet werkt en maak samen goede afspraken over de onderlinge communicatie. Het bespreken van de communicatie moet bij voorkeur een vast onderdeel zijn van een individueel werkoverleg.
2. Teamoverleg. Naast individueel overleg heb je ook regelmatig overleg met het hele team. Je bespreekt hier zaken die het hele team aangaan. Leg de verwachtingen naar elkaar vast en maak heldere afspraken. Je hoeft het teamoverleg niet zelf voor te zitten. Ook kunnen teamleden agendapunten inbrengen. Het is belangrijk dat de punten tevoren worden aangeleverd zodat de rondvraag alleen voor korte punten wordt gebruikt.
3. Informeel. Een goede relatie met collega’s is belangrijk. Het houdt de medewerkers betrokken en gemotiveerd.
Stimuleer en faciliteer daarom je medewerkers om actief contact te onderhouden. Niet alleen om inhoudelijk te overleggen maar juist ook om regelmatig informeel (digitaal) bijeen te komen. Zoals:
- Gezamenlijke digitale koffiepauzes
- Samen eten of borrelen op afstand
- Een digitaal teamuitje of digitale activiteit met elkaar (een escaperoom, pub quiz oid)
Tip: zorg voor een ideeënbus en maak elke week het idee van de week bekend en faciliteer de uitvoering.
4. gezondheid centraal stellen
Het is jouw verantwoordelijkheid dat je de beschikbare informatie over de gezondheid en de behoefte en wensen van de medewerkers ontvangt. En dat je hier dan vervolgens ook iets mee doet.
Maar je bent hier niet alleen verantwoordelijk voor en je kunt dit ook niet alleen. Jouw werknemer heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid. En het team als geheel ook. Bespreek deze gedeelde verantwoordelijkheid en inventariseer wat een medewerker nodig heeft om de eigen verantwoordelijkheid op te pakken.
Belangrijk bij persoonlijke zaken zoals gezondheid is het onderlinge vertrouwen en de veiligheid die ervaren wordt door de werknemer. Wanneer je de gezondheid en het welbevinden van de werknemers centraal stelt zal dit altijd worden gewaardeerd. Oprechte interesse is altijd goed! Lees hier over mentale gezondheid thuiswerken
Wanneer een werknemer een probleem ervaart dan is het belangrijk om op tijd hulp in te schakelen. Coaching is in zo’n geval het meest geschikt. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende advies.
Tip: Maak gebruik van de kracht van uw teamleden en regel extra ogen, oren en handen. (let op: extra en niet in plaats van…)
Vraag de teamleden wie je wil helpen om samen gezond thuiswerken vorm en invulling te geven.
Leg duidelijk uit wat de bedoeling is en leg vast wat de taken en verantwoordelijkheden zijn. Denk bijvoorbeeld aan het wekelijks inventariseren van wat er onder collega’s leeft of welke behoefte collega’s hebben. Je kunt er voor kiezen om de informatie anoniem te verzamelen, te delen met iedereen of met alleen de leidinggevende.
5. gebruikmaken van de hulp die er is!
Wij begrijpen dat leidinggeven aan thuiswerkers het nodige van je vraagt. En dat je daar wel wat ondersteuning bij kunt gebruiken. Onze training effectiever leidinggeven is een op maat gemaakte traject. Er is alle ruimte voor jouw persoonlijke behoefte en leerplan. Of vraag hulp van een ervaren coach voor leidinggevenden
Stuur een e-mail naar info@gb-ziektepreventie.nl
Je kunt ook bellen naar 06-36532662.