Leidinggeven aan thuiswerkers

Leidinggeven aan thuiswerkers is wel even iets anders dan leidinggeven aan mensen die u dagelijks tegenkomt op de werkvloer.

Kent u de verschillende risico’s van thuiswerken?

Leidinggeven aan thuiswerkers

Uit gesprekken met leidinggevenden blijkt dat zij zelf tegen verschillende uitdagingen aanlopen als het gaat om leidinggeven aan thuiswerkers en vragen hebben als:

  1. Hoe behoud ik aansluiting bij de thuiswerkende medewerker?
  2. Wat kan ik doen om de juiste balans te vinden tussen aansturing en individuele vrijheid?
  3. Teamgevoel creëren bij thuiswerkers, hoe doe je dat?
  4. Wat kan ik wel en wat mag ik niet vragen als het om de gezondheid van de medewerker gaat?

Thuiswerken is vanaf maart 2020 een belangrijke maatregel tegen de verspreiding van het coronavirus. Dat betekent thuiswerken waar dat mogelijk is. Door werkgevers- en werknemersorganisaties zijn hiervoor criteria opgesteld. U lees ze hier. Het is waarschijnlijk dat ook na de pandemie nog veel medewerkers regelmatig zullen thuiswerken.

Ervaringen van thuiswerkers

Veel thuiswerkers geven aan dat er sprake is van

  1. te veel afstand tot en te weinig contact met collega’s
  2. te weinig contact met leidinggevende, te weinig leiding
  3. veel miscommunicatie / misverstanden of niet op de hoogte zijn van ontwikkelingen
  4. gezondheidsproblemen en grote zorgen om de toekomst

Wat kunt u doen om leidinggeven aan thuiswerkers te verbeteren?

1. contact tussen collega’s onderling stimuleren

Thuiswerken maakt het contact met collega’s vaak minder eenvoudig. Dit geldt voor zowel het samenwerken als voor de informele contactmomenten. Er zijn wel genoeg (digitale) middelen om contact te leggen, even bij te praten of te overleggen maar niet iedereen is hier even handig mee. Ondersteun uw medewerkers om hier snel vertrouwd mee te raken. En stimuleer uw medewerkers om contact te leggen met elkaar. Om samen ergens over te sparren, om doelen en de samenwerking te bespreken. Maar ook om tijdens een kopje koffie even bij te kletsen. En geef zelf het goede voorbeeld.

Tip: maak op afstand een wandeling met een collega. Download daarvoor de gratis Ommetje app van de Hersenstichting.

2. stijl van leidinggeven aan thuiswerkers aanpassen

Wanneer leidinggeven aan thuiswerkers nieuw is voor u, dan vraagt dit mogelijk een andere stijl van leidinggeven.
Een goede leidinggevende kan zich aanpassen aan wat de situatie vraagt. Stem daarom af op uw thuiswerkers, inventariseer wat er beter kan, reflecteer op uw handelen en sta stil bij wat u veranderen kunt. Pas uw gedrag en stijl van leidinggeven aan op wat uw werknemer nodig heeft.

Tip: Vraag uw medewerker elke week een cijfer en een woord te geven aan de onderlinge relatie. Of aan uw manier van leidinggeven, of aan hoe u omgaat met gemaakte afspraken. Zet het onderwerp op de agenda en maak het bespreekbaar.

3. communicatie(lijnen) verbeteren

1. Persoonlijk overleg. Bespreek samen op welke wijze u contact onderhoudt en hoe u elkaar informeert. Maak afspraken over de communicatiemiddelen (e-mail, (video)bellen, sms-en, appen, zoomen of chatten),, de frequentie en de bereikbaarheid/beschikbaarheid. Informeer uw werknemer waar hij/zij nieuwsberichten of andere informatie kan vinden. Evalueer vervolgens wat wel en wat niet werkt en maak samen goede afspraken over de onderlinge communicatie. Het bespreken van de communicatie moet bij voorkeur een vast onderdeel zijn van een individueel werkoverleg.

2. Teamoverleg. Naast individueel overleg heeft u ook regelmatig overleg met het hele team. U bespreekt hier zaken die het hele team aangaan. Leg de verwachtingen naar elkaar vast en maak heldere afspraken. U hoeft het teamoverleg niet zelf voor te zitten. Ook kunnen teamleden agendapunten inbrengen. Het is belangrijk dat de punten tevoren worden aangeleverd zodat de rondvraag alleen voor korte punten wordt gebruikt.

3. Informeel. Een goede relatie met collega’s is belangrijk. Het houdt uw medewerkers betrokken en gemotiveerd.
Stimuleer en faciliteer daarom uw medewerkers om actief contact te onderhouden. Niet alleen om inhoudelijk te overleggen maar juist ook om regelmatig informeel (digitaal) bijeen te komen. Zoals:

  1. Gezamenlijke digitale koffiepauzes
  2. Samen eten of borrelen op afstand
  3. Een digitaal teamuitje of digitale activiteit met elkaar (een escaperoom, pub quiz oid)

Tip: zorg voor een ideeënbus en maak elke week het idee van de week bekend en faciliteer de uitvoering.

4. gezondheid centraal stellen

Het is uw verantwoordelijkheid dat u de beschikbare informatie over de gezondheid en de behoefte en wensen van uw medewerkers ontvangt. En dat u hier dan vervolgens ook iets mee doet.
Maar u bent hier niet alleen verantwoordelijk voor en u kunt dit ook niet alleen. Uw werknemer heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid. En het team als geheel ook. Bespreek deze gedeelde verantwoordelijkheid en inventariseer wat uw medewerker nodig heeft om de eigen verantwoordelijkheid op te pakken.
Belangrijk bij persoonlijke zaken zoals gezondheid is het onderlinge vertrouwen en de veiligheid die ervaren wordt door de werknemer. Wanneer u de gezondheid en het welbevinden van uw werknemers centraal stelt zal dit altijd worden gewaardeerd. Oprechte interesse is altijd goed! Lees hier over mentale gezondheid thuiswerken

Wanneer uw werknemer een probleem ervaart dan is het belangrijk om op tijd hulp in te schakelen. Coaching is in zo’n geval het meest geschikt. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende advies.

Tip: Maak gebruik van de kracht van uw teamleden en regel extra ogen, oren en handen. (let op: extra en niet in plaats van…)

Vraag uw teamleden wie u wil helpen om samen gezond thuiswerken vorm en invulling te geven.
Leg duidelijk uit wat de bedoeling is en leg vast wat de taken en verantwoordelijkheden zijn. Denk bijvoorbeeld aan het wekelijks inventariseren van wat er onder collega’s leeft of welke behoefte collega’s hebben. U kunt er voor kiezen om de informatie anoniem te verzamelen, te delen met iedereen of met alleen de leidinggevende.

5. gebruikmaken van de hulp die er is!

Wij begrijpen dat leidinggeven aan thuiswerkers het nodige van u vraagt. En dat u daar wel wat ondersteuning bij kunt gebruiken. Onze training effectiever leidinggeven is een op (uw) maat gemaakte training. Er is alle ruimte voor uw persoonlijke behoefte en leerplan. Of vraag hulp van een ervaren coach voor leidinggevenden

Wilt u inzicht in uw mogelijkheden en in de praktijk effectiever zijn?
Stuur een e-mail naar info@gb-ziektepreventie.nl.
U kunt ook bellen naar 06-36532662. Spreek dan een bericht en telefoonnummer in.

Of neem hier contact op voor gratis en vrijblijvend advies