Verzuimgesprek voeren

Geplaatst op

Natuurlijk probeert u te voorkomen dat de medewerker ziek wordt. Door regelmatig met uw medewerkers in gesprek te zijn, te vragen hoe het gaat en wat uw medewerker eventueel nodig heeft, kunt u een deel van het verzuim voorkomen. Maar u heeft niet alles in de hand. Wanneer een medewerker zich toch ziekmeldt verandert er in feite niet zo heel erg veel in het contact. Alleen heet het gesprek dat u dan samen heeft een verzuimgesprek. En waarschijnlijk zult u nu vaker met elkaar willen of moeten afstemmen.

Waarom een (preventief) verzuimgesprek voeren spannend kan zijn

Veel leidinggevenden vinden het een beetje spannend om een verzuimgesprek te voeren. Vooral omdat het gesprek een formeel karakter heeft gekregen en omdat u niet alles zo maar mag vragen. Ook geven leidinggevenden aan dat zij tegen het moment opzien waarop het ongemakkelijk wordt. Omdat u bijvoorbeeld graag wilt weten wanneer de medewerker weer present zal zijn. Of omdat u meer van de medewerker verwacht maar niet precies weet hoe u dat kunt bereiken. En het gesprek kan helemaal spannend worden wanneer de band of de communicatie daarvoor al niet optimaal was.

Toch is het heel belangrijk dat u het gesprek aangaat. Een (preventief) verzuimgesprek voeren is in feite niets anders dan een goed gesprek met uw medewerker. Met belangstelling en oprechte aandacht. Zoals u dat altijd al deed of anders is dit uw moment! U kunt het eventueel uitspreken naar uw medewerker wat u lastig of spannend vindt om te bespreken. Er zijn een paar dingen waar u in elk geval op moet letten:

  • Als werkgever mag u niet informeren naar de aard van de ziekte of naar de oorzaak. Wanneer uw medewerker daar wel over vertelt dan mag u deze informatie niet vastleggen.
  • U geeft geen (medisch) advies en stelt geen diagnose.
  • U maakt een verslag van de gesprekken en laat de medewerker tekenen voor akkoord.

Welke vragen stelt u wel

verzuimgesprek

Een (preventief) verzuimgesprek voeren betekent van uw kant eigenlijk vooral goed luisteren en af en toe een goede vraag stellen. Onderstaande vragen kunnen u helpen om een goed verzuimgesprek te voeren:

  • Hoe gaat het met je?
  • Wat heb je op dit moment nodig?
  • Wat kan ik voor je doen?
  • Op welke manier zullen we contact houden?

Wanneer u het verzuimgesprek open ingaat met als belangrijkste doel om te begrijpen hoe het met de medewerker is, dan is er maar één vraag belangrijk: “Hoe gaat het met je?”
Luister gewoon en vraag uit oprechte zorg en belangstelling. Reserveer voldoende tijd voor een verzuimgesprek en besteed dan ook even echt de volle aandacht aan deze medewerker. Geef uw medewerker niet alleen het gevoel dat u meelevend en belangstellend bent, maar ben dat ook. Want er kan niets tegen oprechte belangstelling op!

Misschien wilt u ook een paar dingen bespreken of vragen. Bijvoorbeeld of er nog werk moet worden overgedragen. Doe dit dan aan het eind van het gesprek als dat nog nodig is. Waarschijnlijk krijgt u gaandeweg het verhaal van de medewerker de meeste antwoorden al. Bijvoorbeeld of er sprake is van een bedrijfsongeval of zwangerschap. Of wanneer de medewerker zelf verwacht weer te kunnen gaan werken. Vat tijdens het gesprek af en toe samen wat er gezegd is. Daarmee maakt u duidelijk dat u echt luistert, maar u checkt ook meteen of het klopt wat u hoort. De medewerker krijgt zo de kans om het verhaal verder aan te vullen of te verbeteren en daarmee voorkomt u eventuele misverstanden. Korte samenvattingen kunnen ook gebruikt worden voor het gespreksverslag.

Bespreek kort en zakelijk de procedure zoals die geldt en op welke wijze u verslag legt. Dit is nu eenmaal bij wet geregeld, daar hoeft u het niet zo lang over te hebben.

Maak duidelijk dat uw medewerker echt gemist wordt (zal worden) en sluit af met een wens zoals beterschap, een goed herstel of veel sterkte.
En maak altijd een vervolgafspraak. Leg de datum en het tijdstip vast en spreek zo mogelijk af om elkaar de volgende keer te ontmoeten op het werk. Wanneer dat nog niet mogelijk is kunt u de medewerker ook bezoeken of gaan videobellen.

Houd frequent en volgens afspraak contact met de medewerker, vraag naar ontwikkelingen en zijn of haar ervaringen. Blijf ook vragen wat u, collega’s of anderen voor de medewerker zouden kunnen doen. Wanneer u werkelijk in contact bent met elkaar dan voelt u echt wel aan wanneer u de medewerker kunt vragen wat hij nodig heeft of zelf kan doen om zich weer wat beter te voelen, om weer een keer naar het werk te komen voor een kop koffie, of weer te beginnen met werken.
Stelt u deze vraag echter te vroeg, dan verliest u het vertrouwen van de medewerker. En stelt u de vraag te laat dan haakt de medewerker wellicht af en wordt de weg terug veel moeilijker.

Wat maakt dat een medewerker verzuimt?

Doorvragen totdat u uw medewerker echt begrijpt is best lastig maar wel heel nuttig. Want ook al mag u er niet naar vragen, u wilt wel graag weten waarom de medewerker verzuimt. Niet alleen om de medewerker goed te begrijpen en samen naar een oplossing te zoeken. U wilt er ook van leren zodat dit probleem wellicht in de toekomst voorkomen kan worden.

Verzuim is altijd een oplossing voor een probleem. Dit probleem kan medisch zijn maar de medewerker kan net zo goed een andere reden hebben. In de praktijk is het zelfs zelden alleen een medisch probleem waardoor er een ziekmelding volgt. Denk aan problemen in de privésfeer, of een conflict. Te weinig waardering of uitdaging op het werk, gebrek aan kennis of vaardigheden of te veel stress. Soms ziet een medewerker even geen andere oplossing voor het knelpunt dan zich ziek te melden.
Rechtstreeks vragen naar de oorzaak van het verzuim mag niet, maar wanneer u een goed gesprek voert komen de belangrijke punten en problemen echt wel naar boven. Wanneer deze punten bespreekbaar met u zijn, kunnen de oplossingen ook bespreekbaar worden gemaakt. Belangrijke voorwaarde is dat u uw mening over de ziekmelding of over de oorzaak voor uzelf kunt houden en niet mee laat wegen.

Een goed (preventief) verzuimgesprek voeren is te leren. Hoe vaker u het doet hoe makkelijker het voor u zal worden. Naast de juiste vragen stellen is het belangrijk dat u uw medewerker goed kent en kunt “lezen”. U leert in onze training hoe u dat kunt doen zodat u voor, tijdens en na het gesprek afstemt op de voorkeursstijl en behoefte van deze unieke medewerker op dit moment. Een (preventief) verzuimgesprek voeren is daarom nooit een routineklusje of iets voor even tussendoor.
Met onze training Een echt goed gesprek voeren leert u om op een goede manier gesprekken met uw medewerkers te voeren. Dit is belangrijk voor uw medewerker, voor uzelf maar ook om uw medewerker te behouden voor uw organisatie!

Meld u aan of stuur een e-mail naar info@gb-ziektepreventie.nl
U kunt ook bellen naar 06-36532662. Spreek dan een bericht en telefoonnummer in.
Of neem hier contact op voor gratis en vrijblijvend advies 

 

Hier vindt u alvast ons idee: Voorbeeld verzuimgesprek

Samengevat: een verzuimgesprek voeren gaat vooral over oprecht contact, zonder oordeel, en een goede timing.
U gaat uit van wat uw medewerker aangeeft als wensen, klachten, kansen, krachten en mogelijkheden. Succes!

 

Terug naar het overzicht