Voorbeeld verzuimgesprek

Ben je op zoek naar een voorbeeld van een verzuimgesprek? Hier lees je onze tips voor een goed en effectief verzuimgesprek..

Wanneer jouw medewerker zich ziek meldt dan wil je natuurlijk graag weten wat er aan de hand is en hoe lang het verzuim gaat duren. Maar je kunt niet zomaar alles aan de zieke medewerker vragen. Dit recht heb je niet. Tegelijkertijd moet je een aantal dingen wél vragen, dit ben je verplicht. Een verzuimgesprek kan daarom best lastig zijn. Benieuwd naar de do’s en de dont’s? In ons blog Verzuimgesprek voeren kun je meer lezen over het nut en de noodzaak van een verzuimgesprek. En over de vragen die je wel of niet mag stellen.

De allerbelangrijkste vraag is natuurlijk: “Hoe gaat het met je?” en ook wat de medewerker nodig heeft.
In de praktijk zien we vaak dat een medewerker geen antwoord op sommige vragen kan geven omdat de vraag onverwacht komt. Daarom adviseren wij altijd om je medewerker de vragen toe te sturen zodat de medewerker zich kan voorbereiden. Nog beter; je vraagt de medewerker, ter voorbereiding op het gesprek, de antwoorden alvast op te schrijven en voor het gesprek naar je terug te sturen. Zo kun je je beiden goed voorbereiden op het gesprek.

Wij ontwikkelden een voorbeeld verzuimgesprek; een format met een aantal terugkerende vragen en ruimte voor gesprekspunten en/of vragen op dat moment.
Je stuurt het format toe na het eerste verzuimgesprek. je noteert de afgesproken datum, tijd en locatie van het volgende verzuimgesprek. Ook geef je aan wanneer je graag de antwoorden op de vragen wilt ontvangen. Bijvoorbeeld 1-2 dagen tevoren via de e-mail.

Voorbeeld verzuimgesprek

Ons format / voorbeeld verzuimgesprek begint met de volgende vragen:

Hoe gaat het nu met je?
Is er iets veranderd sinds ons laatste verzuimgesprek? Zo ja, wat?
Wat zijn jouw verwachtingen voor de korte termijn en voor de (middel)lange termijn?
Wat heb je op dit moment nodig en van wie?
Heb jij verder nog vragen of iets te bespreken?

Je vult het format eventueel aan met vragen die je verder nog moet of wilt stellen. Je kunt hierbij aangeven welke vragen gesteld moeten worden volgens de geldende regels, voor het dossier, voor de overdracht naar collega’s, of bijvoorbeeld uit persoonlijke belangstelling van jou.

Door je medewerker van tevoren over de gesprekspunten en vragen te laten nadenken én de antwoorden te laten opschrijven is jouw medewerker goed voorbereid en zal het gesprek soepeler en constructiever verlopen.

Wij adviseren om het door de medewerker ingevulde format met vragen toe te voegen aan het dossier. Je brengt de medewerker hiervan op de hoogte door dit te vermelden op elke vragenlijst die je toestuurt. Verder vraag je de medewerker een gespreksverslag te maken met daarin een overzicht van de gemaakte afspraken en actiepunten en evt. nieuw besproken zaken. Ook dit verslag komt in het dossier. Geef ook aan wanneer je het verslag graag wilt ontvangen. Bijvoorbeeld uiterlijk 3 dagen na het verzuimgesprek. Je neemt vervolgens de actiepunten en andere belangrijke punten uit dit verslag weer mee in het format met vragen dat je voor het volgende gesprek toestuurt.

Samenvattend

Samenvattend ziet het er dan ongeveer zo uit:

Het 1e verzuimgesprek (open en met als doel om te luisteren en te begrijpen hoe het met de medewerker is)
Je bespreekt hoe de medewerker jou kan bereiken en je maakt een vervolgafspraak
Ongeveer een week voor het volgende verzuimgesprek stuur je de medewerker het formulier met jouw vragen
Enkele dagen voor het 2e verzuimgesprek ontvang je de antwoorden
Het 2e verzuimgesprek (eindigt met de vervolgafspraken)
De medewerker maakt tijdens en na het gesprek een gespreksverslag
Uiterlijk 3 dagen na het verzuimgesprek ontvangt je het verslag
Ongeveer een week voor het volgende gesprek stuurt je de medewerker het formulier met de (nieuwe) vragen en gesprekspunten
Enkele dagen voor het volgende verzuimgesprek ontvang je de antwoorden
Het 3e verzuimgesprek
etc

Ben je benieuwd naar ons complete plan van aanpak ziekteverzuim?
Wij kunnen je verder helpen met ziektepreventie, verzuim voorkomen en constructief omgaan met verzuim.

Neem contact op en ontvang vrijblijvend ons advies.