Veelgemaakte fouten in verzuimgesprekken

Een verzuimgesprek voeren klinkt eenvoudiger dan het in werkelijkheid blijkt te zijn. Veel leidinggevenden willen het gesprek zorgvuldig aanpakken, maar lopen toch vast. Zelden omdat zij onverschillig zijn, veel vaker omdat zij het te goed willen doen.

Daarom dit artikel over veelgemaakte fouten in verzuimgesprekken. Want verzuimgesprekken gaan in de praktijk vaak onnodig mis. Leidinggevenden maken lang niet altijd bewust of grootse fouten, maar de fouten die ze maken hebben vaak wel belangrijke gevolgen.

Ze kunnen invloed hebben op:

– vertrouwen
– communicatie
– eerlijkheid en openheid
– herstel en hersteldrempel
– samenwerking
– inzetbaarheid en werkvermogen
– verzuimfrequentie

Juist daarom investeren steeds meer organisaties in een training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.
Hieronder een overzicht van veelgemaakte fouten in verzuimgesprekken.

Te lang wachten met contact

Veel leidinggevenden willen medewerkers “rust geven”. Dat is een lief en zorgzaam gebaar. Misschien ook wel begrijpelijk.
Maar wanneer contact te lang uitblijft, ontstaat afstand. Medewerkers voelen zich vergeten of juist onzeker over wat verwacht wordt. Herstel wordt hiermee vertraagd of bemoeilijkt.

Een goed verzuimgesprek hoeft niet zwaar te zijn. Juist met regelmaat kort, menselijk en duidelijk contact wordt vaak op prijs gesteld.

Alleen focussen op ziekte en verzuim

Veel gesprekken blijven hangen in klachten en beperkingen. Maar een effectief verzuimgesprek gaat óók over mogelijkheden, verwachtingen, inzetbaarheid en herstel in relatie tot werk

Niet alleen: “Hoe gaat het?” Maar ook: “Wat zou jou helpen? Wat lukt wel?”
Het is belangrijk dat je je afstemt op de medewerker en je eigen, passende woorden vindt voor het gesprek over werkvermogen, arbeid als onderdeel van herstel.

Oordelen of veroordelen

Bewust of onbewust laten merken wat jij ervan vindt. Dat zorgt voor afstand in plaats van verbinding.

Vragen naar de klachten of controlerend communiceren

Sommige leidinggevenden zijn geneigd te wantrouwen of schieten onder spanning in controle. Bijvoorbeeld door:

– vragen naar medische details
– wantrouwen laten voelen of uitspreken
– vragen stellen om te controleren
– druk zetten op stappen zetten

Daardoor voelen medewerkers zich snel niet gezien of gehoord of in elk geval niet begrepen. Medewerkers gaan vaak in de verdediging en trappen op de rem.

Een goed verzuimgesprek draait om verbinding. Het is belangrijk om een heldere structuur te volgen. Die begint met aandacht voor de situatie en beleving van de medewerker zonder druk. Met ruimte voor een eigen idee en plan om te werken aan herstel en stappen terug naar werk.

Moeilijke onderwerpen vermijden

Moeilijke onderwerpen worden vermeden, lastige vragen niet gesteld. Soms worden leidinggevenden veel te voorzichtig. Vooral bij:

frequent verzuim, openlijke weerstand, twijfel over openheid en eerlijkheid, psychisch verzuim, spanningen of conflicten in teams en bijvoorbeeld bij twijfel over belastbaarheid.

Eerlijk benoemen wat de situatie is, over welk concreet gedrag je een vraag hebt, wat jij merkt dat iets doet met jou werkt het beste. Mits je het gesprek goed aanpakt en echt de juiste intentie hebt.
Precies dit leer je in Het Verzuimgesprekken Lab. Een combinatie van de online training effectieve verzuimgesprekken: met ziel en zakelijkheid” en regelmatig praktijkgericht oefenen met elkaar.

Problemen snel overnemen

Betrokken leidinggevenden hebben soms de neiging alles op te lossen. Dat lijkt lief, aardig en helpend. Maar wanneer leidinggevenden gaan redden, neemt eigenaarschap bij medewerkers vaak juist af. Ze worden passief en afwachtend.
Maar voelen zich vaak ook klein en niet serieus genomen, alsof zij geholpen moeten worden.

Goede verzuimgesprekken stimuleren eigenaarschap en maken verantwoordelijkheid aan beide kanten duidelijk.

Geen duidelijke afspraken

Je sluit het gesprek af zonder duidelijke afspraken over wie, wat, wanneer en hoe jullie verder gaan.

Waarom verzuimgesprekken vaak lastig zijn

Verzuimgesprekken raken aan gevoelige thema’s bijvoorbeeld:

– omgaan met gezondheid
– levensstijl en gedrag
– coping en omgaan met lastige situaties
– stress
– overtuigingen
– aangeleerde beschermingsreacties
– gemiste kansen of onderdrukte talenten
– psychische klachten
– frustraties
– privé aangelegenheden
– toekomstverwachtingen
– verantwoordelijkheid

Veel leidinggevenden hebben wel eens een training gevolgd, maar hebben hier nooit echt mee geoefend en doen veel op gevoel. Maar met de stijgende verzuimcijfers en problemen om voldoende medewerkers inzetbaar te houden kiezen organisaties nu steeds vaker voor een effectieve incompany training verzuimgesprekken.

Wat leer je in een training verzuimgesprekken?

In een goede training verzuimgesprekken leren leidinggevenden:

effectiever communiceren
signalen herkennen en oppakken
werkvermogen bespreken
gedrag van medewerkers bespreken
gedrag van medewerkers veranderen
omgaan met psychisch verzuim
frequent verzuim bespreekbaar maken en ombuigen
beter aansluiten bij de beleving van medewerkers
duidelijke afspraken maken
arbeid als onderdeel van herstel in te zetten
menselijk én doelgericht communiceren

Een online training verzuimgesprekken kan helpen bij kennisopbouw. Maar juist oefenen met praktijksituaties zorgt vaak voor echte duurzame effecten.

Goede verzuimgesprekken vragen oefening

Een effectief verzuimgesprek ontstaat niet vanzelf. Het vraagt aandacht, tijd, structuur, gespreksvaardigheden, volwassen gelijkwaardige houding, flexibiliteit, zelfreflectie, betrokkenheid, zelfvertrouwen en duidelijkheid.

En een leidinggevende die leert dat vermijden ingewikkelder en duurder wordt dan bespreken.

Zoek je een training verzuimgesprekken voor leidinggevenden en wil je leidinggevenden sterker maken in het voeren van inzetbaarheidsgesprekken?

Bekijk onze mogelijkheden:
De incompany training inzetbaarheidsgesprekken voor leidinggevenden of training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.
De online training verzuimgesprekken of training medewerkers inzetbaar houden.

Gretha Braakhekke | expert verzuimpreventie | specialist duurzame inzetbaarheid | trainer effectieve verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken