Wat moet je vragen bij een ziekmeldingsgesprek?
Een medewerker meldt zich ziek. Wat moet je vragen bij een ziekmeldingsgesprek? Voor veel leidinggevenden begint dan de twijfel.
Wat mag ik vragen?
Wat moet ik vragen?
En wat mag juist niet?
Hoe voorkom ik dat het gesprek ongemakkelijk, afstandelijk of controlerend wordt?
Daarom zie ik in de praktijk veel leidinggevenden de melding aannemen zonder er even de tijd voor te nemen om goed te beginnen.
Maar het eerste gesprek is belangrijk.
Niet alleen omdat er praktische zaken geregeld moeten worden, maar vooral omdat dit gesprek vaak de toon zet voor het verdere contact tijdens het verzuim.
Wat is een ziekmeldingsgesprek?
Een ziekmeldingsgesprek is het eerste contact tussen leidinggevende en medewerker op het moment een medewerker zich ziek meldt.
Het doel van dit gesprek is niet om:
de melding goed te registreren
betrokkenheid te tonen
noodzakelijke informatie te verzamelen
verwachtingen te bespreken
afspraken te maken
herstel te ondersteunen en inzetbaarheid te faciliteren
Een goed ziekmeldingsgesprek vormt de basis voor een constructieve samenwerking tijdens het verzuim en later!
Waarom vinden leidinggevenden een ziekmeldingsgesprek lastig?
Veel leidinggevenden zijn onzeker. Zij vragen zich af:
Wat mag ik vragen bij ziekte?
Hoe toon ik betrokkenheid zonder te veel te vragen?
Hoe voorkom ik dat ik privacyregels overtreed?
En hoe reageer ik bij heftige emoties of psychische klachten?
Wat als ik twijfel aan de ziekmelding?
Daardoor worden gesprekken soms te:
voorzichtig
afstandelijk
zakelijk
vaag
of juist te controlerend
Terwijl zo’n gesprek gewoon vraagt om menselijkheid en duidelijkheid.
Wat moet je vragen bij een ziekmeldingsgesprek?
Een goed ziekmeldingsgesprek richt zich op contact, herstel en inzetbaarheid en op concrete en praktische afspraken.
Ondanks het feit dat je niet mag vragen naar de klachten en naar medische zaken moet je wel een aantal vragen stellen.
Met oprechte belangstelling maar ook met zakelijkheid.
Dus na het aannemen van de melding en het uiten van je hartelijke betrokkenheid moeten deze vragen nog worden gesteld. Ook al zegt de medewerker dat het kort zal duren of neem jij dat aan om bepaalde redenen.
Wat betekent de ziekmelding voor het werk?
Welke werkzaamheden liggen er? Wat moet eventueel worden overgedragen? Zijn er urgente zaken die aandacht vragen?
Hoe schat je de duur van het verzuim in?
Veel medewerkers weten dit op het moment van ziekmelding niet precies. Toch helpt het om de vraag te stellen om verwachtingen te verkennen.
Zijn er werkzaamheden die nog wel mogelijk zijn?
Misschien niet direct vandaag, maar morgen of binnenkort. Dit is een belangrijke vraag.
Niet om druk uit te oefenen. Wel om de medewerker erbij en betrokken te houden. En om werkvermogen bespreekbaar te maken.
Wat heb je nodig?
Soms gaat het om rust. Soms om ondersteuning en soms om duidelijke afspraken.
Wat kan de medewerker zelf doen, wat heeft hij nodig van jou of van anderen?
Hoe houden we contact?
Maak hier concrete afspraken over. En wacht niet te lang. Onduidelijkheid zorgt vaak voor onrust en een lange tijd geen contact zorgt voor te veel afstand.
Wat mag je niet vragen bij een ziekmelding?
Een veelgestelde vraag. Een leidinggevende is geen arts, daarom zijn medische details geen onderwerp van gesprek.
Vermijd bijvoorbeeld vragen over:
diagnoses
medische klachten
medische behandelingen
medicatie
behandelaars
medische dossiers
Een goed ziekmeldingsgesprek gaat over herstel, inzetbaarheid en contact.
In de online training “Effectieve verzuimgesprekken: met ziel en zakelijkheid” vind je formats voor alle verzuimgesprekken. Dus ook van het ziekmeldingsgesprek. En dat is wel zo handig om altijd bij de hand te hebben. je weet maar nooit wanneer een medewerker zich bij jou ziekmeldt.
Wat als iemand psychische klachten heeft?
Veel leidinggevenden vinden dit spannend. Maar de basis blijft hetzelfde. Je hoeft niet te analyseren en niet te behandelen.
Wat wel helpt:
luisteren
betrokken blijven
herstel en ondersteuning faciliteren
aansluiten en werkvermogen bespreken
duidelijke afspraken maken
contact houden
Lees hier ons artikel Wat mag je wel vragen aan een zieke medewerker?
Veelgemaakte fouten bij een ziekmeldingsgesprek
Ongenoegen of twijfel uiten
Dat is het slechtste begin dat je je kunt bedenken.
Meteen oplossingen aandragen
Luister eerst.
Medische details willen weten
Niet jouw pakkie an.
Geen afspraken maken
Dat leidt vaak tot onduidelijkheid en onrust.
Alleen over beperkingen praten
Herstel en werkvermogen blijft dan buiten beeld.
Te weinig contact houden
Daardoor groeit de afstand.
Waarom een training verzuimgesprekken helpt
Veel leidinggevenden hebben niet geleerd hoe zij een ziekmeldingsgesprek moeten voeren.
Daardoor ontstaat onzekerheid. En ontstaan er ongemakkelijke gesprekken.
Een goede training verzuimgesprekken helpt leidinggevenden om:
goed aan te sluiten en betere vragen te stellen
herstel, werkhervatting en werkvermogen bespreekbaar te maken
verzuim warm en helder te begeleiden
duidelijke en concrete afspraken te maken
contact op maat te houden
In een praktijkgerichte training verzuimgesprekken oefenen leidinggevenden met herkenbare situaties uit hun eigen praktijk.
Daardoor ontstaat meer zelfvertrouwen en meer rust in gesprekken.
Een goed ziekmeldingsgesprek begint met contact
Het ziekmeldingsgesprek moet menselijk en doelgericht zijn. Want een goed ziekmeldingsgesprek gaat uiteindelijk niet alleen over de afmelding nu maar moet ook gaan over “hoe nu verder?”.
Wil je leidinggevenden sterker maken in het voeren van verzuim- en inzetbaarheidsgesprekken?
Bekijk onze mogelijkheden:
De incompany training inzetbaarheidsgesprekken voor leidinggevenden of training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.
De online training verzuimgesprekken of training medewerkers inzetbaar houden.
Gretha Braakhekke | expert verzuimpreventie | specialist duurzame inzetbaarheid | trainer effectieve verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken