Hoe voer je een goed frequent verzuimgesprek?

Frequent verzuim roept vaak spanning op.

Bij leidinggevenden.
Bij teams.
En meestal ook bij medewerkers zelf.

Hoe voer je dan een goed frequent verzuimgesprek? Wat bespreek je met je medewerker bij meerdere ziekmeldingen per jaar? Hoe houd je het gesprek open en doelgericht? En hoe voorkom je dat frustratie de toon gaat bepalen?

Volgens mij vinden veel leidinggevenden een frequent verzuimgesprek lastig omdat ze het doel niet helder hebben, en helder vooraf met de medewerker communiceren.
Maar laten we bij het begin beginnen.

Wat is frequent verzuim?

Van frequent verzuim is meestal sprake wanneer een medewerker zich meerdere keren (in veel organisaties is dat 3 keer) per jaar ziek meldt.
Daar hoeft helemaal geen onwil of opzet achter te zitten.

Frequent verzuim kan onder andere samenhangen met:

psychische belasting

fysieke klachten / overbelasting

weerstand tegen ziekteveroorzakers

werkdruk en werkrelaties

stress en omgaan met stressfactoren

privéomstandigheden

gebrek aan hersteltijd

lage betrokkenheid

geen goede match met organisatie, team of werkzaamheden

patronen in gedrag

 

Daarom vraagt frequent verzuim om een zorgvuldig gesprek.

Een frequent verzuimgesprek is één van de verschillende verzuimgesprekken die je kunt voeren met je medewerkers.
Lees hier onze artikelen in de kennisbank over verzuimgesprekken.

Het doel van een frequent verzuimgesprek

Een goed frequent verzuimgesprek draait niet om beschuldigen en afrekenen.

Het is belangrijk dat je benoemt dat frequent verzuim zorgelijk is. Voor medewerker, team en organisatie. Daarom wil je samen met de medewerker kijken naar wat er anders kan of moet om verzuim te voorkomen. Wat je doet:

weten wat de feitelijke situatie is

begrijpen wat er speelt

onderzoeken wat wellicht een rol van betekenis speelt

verzuimgedrag van de medewerker of patronen bespreken

de werkcontext meenemen

werkvermogen en werkplezier in kaart brengen

verwachtingen verduidelijken

mogelijke oplossingen onderzoeken

gezamenlijke verantwoordelijkheid bespreken

 

Een goed frequent verzuimgesprek kijkt dus vooruit.

Veelgemaakte fouten bij frequent verzuim

Veel leidinggevenden vinden het spannend om frequent verzuim bespreekbaar te maken.

Daardoor ontstaan vaak fouten zoals:

te lang wachten

irritatie laten doorsijpelen

alleen over cijfers en onvrede praten

indirect communiceren

medische oorzaken willen achterhalen

geen echte oplossingen zoeken

geen concrete afspraken maken

 

In dat geval kun je beter geen frequent verzuimgesprek voeren.

Lees hier verder over veelgemaakte fouten in verzuimgesprekken.

Hoe voer je een goed frequent verzuimgesprek?

Een sterk gesprek begint met een duidelijke uitnodiging waarin het doel helder wordt verwoord.

Het frequent verzuimgesprek begin je bij voorkeur niet met “Hoe gaat het met je?”. Zorg ervoor dat je dat al weet.
Want voor je er erg in hebt wordt het weer een gewoon verzuimgesprek. En die heb je al minimaal 3 keer gevoerd dit jaar. Toch?

Het gesprek begint dus met een korte inleiding over de aanleiding, over de feiten en het belang van dit gesprek.
Wees hartelijk, uitnodigend en duidelijk.

Bijvoorbeeld:
“Ik zie dat je je de afgelopen periode 3 keer hebt ziekgemeld. Ik heb daar zorgen over en wil graag begrijpen wat er speelt. Maar ook samen met je kijken wat er nodig is om verzuim in de toekomst te voorkomen.”

Werkvermogen centraal

In een goed frequent verzuimgesprek staat werkvermogen centraal.
Dus niet: “waarom ben je zo vaak ziek geweest?” maar wel: “wat heb je nodig om te kunnen blijven functioneren?”.

Kijk met een brede blik naar duurzame inzetbaarheid. Kijk naar gezondheid, vitaliteit, betrokkenheid, werkzaamheden, samenwerking maar ook naar talenten en interesses. Betrek ook de levensfase erbij, mantelzorgtaken en de privé situatie. Alles doet er toe.

Lees hier over Wat is werkvermogen? 

Waarom training belangrijk is

Veel leidinggevenden hebben nooit geleerd hoe zij een frequent verzuimgesprek goed voeren.
Daarom kiezen organisaties steeds vaker voor een training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.

In een goede training leren leidinggevenden:

Een incompany training verzuimgesprekken biedt daarbij extra voordeel omdat leidinggevenden kunnen oefenen met herkenbare situaties uit hun eigen praktijk. Hierdoor is het rendement van deze training hoog.

Frequent verzuim vraagt meer dan een protocol

Een frequent verzuimgesprek gaat niet over vaste regels volgen. Het gaat juist veel vaker over maatwerk.
En juist daarom maakt een open, betrokken en doelgericht gesprek vaak meer verschil dan organisaties denken.

Lees hier verder over het frequent verzuimgesprek voeren.

Training verzuimgesprekken aanvragen

Wil je leidinggevenden sterker maken in het voeren van verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken?

Bekijk onze incompany training inzetbaarheidsgesprekken of training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.
En online training verzuimgesprekken of training medewerkers inzetbaar houden.
Zoek je een maatwerktraject, neem dan contact op.

Gretha Braakhekke | expert verzuimpreventie | specialist duurzame inzetbaarheid | trainer effectieve verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken