Stappenplan om de inzetbaarheid te verbeteren

Praktisch plan voor leidinggevenden om de inzetbaarheid van medewerkers te verbeteren.

Je weet dat preventie belangrijk is en dat het om de inzetbaarheid van medewerkers gaat. Maar hoe pak je het aan zonder dat het een nieuw project wordt bovenop alles wat je al doet? Dit stappenplan geeft je een aanpak die je kunt inpassen in wat je toch al doet: aandacht hebben voor je medewerkers, gesprekken voeren, mensen faciliteren en aansturen, het werk organiseren.

Duurzame inzetbaarheid gaat niet over grote en tijdrovende interventies. Het gaat om tijdig slimme en bewuste aandacht voor je mensen.

 

Stap 1 — Weet wat er speelt in je team

Je kunt geen inzetbaarheidsprobleem oplossen dat je niet ziet. De eerste stap is bewust kijken naar je team, niet alleen naar de output, maar naar de mensen erachter. Wat valt er te zien, te horen en te voelen?

Wie loopt al een tijdje op volle kracht? Wie is stil geworden? Welke medewerker zegt altijd ja? Wie klaagt nooit, ook niet als dat eigenlijk wel zou moeten? Je hoeft geen problemen te maken die er niet zijn of diagnoses te stellen. Je hoeft alleen te observeren en door te vragen.

Investeer in de verbinding. Praat met mensen in de koffiepauze en in de wandelgang. Of plan eens een informeel gesprek zonder agenda, om te horen hoe het gaat. Van mens tot mens. Je zult versteld staan van wat je te horen krijgt als je alleen al de ruimte geeft.
Maar vergeet niet dat je gesprekken wel een doel hebben. Je zorgt voor de relatie en daarom moet je weten en begrijpen wat er speelt.

 

Stap 2 — Stel de juiste vragen

De meeste leidinggevenden vragen: “Hoe gaat het?” En de meeste medewerkers antwoorden dan: “Goed.”
Het is een leuk begin maar als je niet doorvraagt, dan levert dat gesprek weinig op.

Goed doorvragen betekent concreter en uitnodigend doorvragen om meer te vertellen over wat in dit geval “Goed” precies betekent.
En vervolgens kun je vragen wat er goed gaat, en of er ook zaken zijn die minder goed gaan.
Andere vragen kunnen gaan over energiebalans, over werkvermogen, over plezier.
Voorbeeldvragen zijn:
Hoe is de balans tussen wat er van je wordt gevraagd en wat je aankan? Wat kost jou op dit moment het meeste energie? Wanneer heb je voor het laatst echt ontspannen? Wat heb je van mij nodig om dit op de lange termijn vol te houden?

Het gaat er niet om dat jij alle antwoorden krijgt. Het gaat er vooral om dat je laat merken dat je er voor de medewerker bent en dat het veilig is om eerlijk te zijn.

Lees hier onze artikelen over inzetbaarheidsgesprekken

 

Stap 3 — Herken gedragspatronen die uitval voorspellen

Sommige medewerkers laten duidelijk zien wanneer het te veel wordt. Anderen weer niet, vaak de meest betrokken, perfectionistische en hardwerkende mensen. Die geven vaak pas duidelijke signalen op het moment dat het al te laat is.

Let op medewerkers die structureel overuren maken. Die moeilijk grenzen aangeven. Die fouten persoonlijk opvatten. Die altijd beschikbaar zijn en gaten in roosters opvullen. Die niet klagen maar ook nooit echt oplichten.

Deze medewerkers wil je voor geen goud kwijt. Sterker nog: je kunt ze niet eens missen.
Dus wacht niet af: het zijn geen tekenen van kracht. Dit zijn vaak tekenen van een patroon waarbij iemand zijn of haar waarde koppelt aan prestaties. Die medewerkers hebben geen extra push nodig, ze hebben expliciete toestemming nodig om niet perfect te zijn, om nee te zeggen, om hulp te vragen.

Geef die toestemming actief. Ze zullen het uit zichzelf niet vragen.

Maar er zijn natuurlijk ook mensen die onder de maat presteren. Die voortdurend klagen, veel mopperen en om alles in de weerstand schieten. Ook dit zijn patronen die aandacht nodig hebben. Ga er voor zitten samen en zorg dat je het gaat begrijpen om samen een andere koers te kunnen gaan varen.

 

Stap 4 — Geef onvoorwaardelijke waardering

Dit klinkt eenvoudig, maar het is voor veel leidinggevenden een bewuste oefening. De meeste waardering in organisaties is voorwaardelijk: goed gedaan, hard gewerkt, het gewenste resultaat, mooi opgelost, prima project.
Dat is natuurlijk allemaal terecht, maar het is niet genoeg.

Medewerkers (iedereen trouwens) hebben ook behoefte aan waardering die losstaat van de output. Benoem wat je waardeert in iemand als collega, als mens, als teamlid. Los van wat ze voor de zaak doen en opleveren.
Dat klinkt misschien gek, maar het heeft een groot effect op hoe fijn iemand zich voelt en veilig om zichzelf te zijn.

 

Stap 5 — Bescherm mensen actief tegen uitval

Wachten tot iemand zelf aangeeft dat het te veel is, werkt niet voor iedereen. Sommige medewerkers zijn niet in staat om die grens zelf te bewaken. Anderen durven bijvoorbeeld het gesprek over hun ontevredenheid niet aan te gaan omdat het onveilig voelt.
Het kan bijvoorbeeld betekenen dat er een punt komt dat je moet erkennen dat de functie niet meer passend is. En wat dan? Er moet thuis wel huur worden betaald en brood op de plank komen.

Inzetbaarheid is een gedeelde verantwoordelijkheid maar als leidinggevende mag je jouw deel actief oppakken.
Dat betekent: benoem het als je denkt te zien dat iemand te veel hooi op zijn vork neemt. Als je denkt waar te nemen dat iemand niet lekker in zijn vel zit, of in de functie.
Maak werkdruk, werkplezier en werkvermogen bespreekbaar als normale alledaagse onderwerpen.

Een team waarin werkvermogen besproken wordt en waar gestuurd wordt op de inzetbaarheid van medewerkers en van het hele team is een team dat met veel plezier en resultaat duurzaam blijft functioneren.

Lees hier onze artikelen over wat is werkvermogen?

 

Stap 6 — Maak ontwikkeling een gesprekspunt

Inzetbaarheid gaat ook over of iemand zijn of haar werk nog leuk, zinvol en passend vindt. Mensen die jarenlang hetzelfde doen zonder perspectief, kunnen ongeïnteresseerd en ongemotiveerd worden.

Praat regelmatig over loopbaan, toekomst en ontwikkeling. Niet alleen als er iets mis is of als er een functioneringsgesprek op de agenda staat. Maar gewoon altijd, met elke medewerker: wat wil jij leren? Waar wil jij naartoe? Wat past bij jou in deze fase van je leven?

Je hoeft daar niet alle antwoorden op te hebben. Het gaat erom dat je de vraag stelt, de medewerker erover nadenkt en je samen constructieve afspraken maakt.
Ook met de medewerker die geen plannen heeft, nergens naartoe wil groeien, gewoon geen gezeur aan zijn kop wil en door moet tot zijn pensioen. Vraag door, bijvoorbeeld over hoe hij zijn pensioen voor zich ziet, wat hij nodig zou kunnen hebben om dat gezond en wel te bereiken en welke denkbare hobbels er op zijn pad kunnen komen. Grote kans dat jullie gesprek iets (op tijd) in beweging brengt.

 

Stap 7 — Wees consistent

Het effect van dit alles staat of valt met consistentie. Eén goed gesprek is hartstikke fijn, maar verandert niets structureels. Medewerkers die gewend zijn zichzelf weg te cijferen, geloven pas dat het veilig is als ze het meerdere keren hebben meegemaakt.

Medewerkers die zich niet durven te uiten of niet durven te veranderen zijn ook niet om na één gesprek.

Plan vaste momenten in voor informele check-ins en formele gesprekken. Maak voor elke medewerker een gesprekscyclus op maat. Je kunt hierbij gebruikmaken van onze gesprekskalender.
Maak het onderdeel van hoe jij leiding geeft en voor jullie verbinding zorgt. Zo bouw je langzaam een cultuur waarin mensen zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun inzetbaarheid, medeverantwoordelijkheid nemen voor de inzetbaarheid van het team als geheel en ook op tijd aan de bel trekken en zo nodig om hulp vragen.

Lees hier onze artikelen over leidinggeven aan inzetbaarheid.
Zorg ervoor dat jij niet meer voor verrassingen komt te staan.

 

Samenvatting

Inzetbaarheid verbeteren begint met zien, vragen, waarderen en aansturen. Het vraagt geen extra uren, maar wel bewuste aandacht en goede gesprekken. De stappen in dit plan kun je morgen zetten. Gewoon door anders te kijken naar de mensen die je al kent.

 

Trainingen voor leidinggevenden

Wil je beter worden in het voeren van verzuim- en inzetbaarheidsgesprekken?

Bekijk onze mogelijkheden:
De incompany training inzetbaarheidsgesprekken voor leidinggevenden of training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.
De online training verzuimgesprekken of training medewerkers inzetbaar houden.

Gretha Braakhekke | expert verzuimpreventie | specialist duurzame inzetbaarheid | trainer effectieve verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken