Verzuim: de 6 meest gestelde vragen van leidinggevenden

Verzuim hoort bij het werk van elke leidinggevende, maar toch blijft het voor velen een onderwerp waar onzekerheid over bestaat. Vooral omdat de regels en de gespreksvaardigheden die erbij horen zelden echt worden aangeleerd.

Ik krijg vaak vragen van leidinggevenden met betrekking tot verzuim en verzuimgesprekken.
Hieronder de 6 vragen die ik het vaakst voorbij zie komen, met een praktisch antwoord.

Wat mag ik wel en niet vragen als iemand zich ziekmeldt?

Dit is verreweg de meest gestelde vraag, en de onzekerheid erover is precies de reden waarom veel leidinggevenden het gesprek liever uit de weg gaan. De vuistregel is simpel: je mag niets vragen over de medische inhoud.
Je mag dus wel vragen of er iets speelt (privé of werkgerelateerd) dat van invloed is op de ziekmelding, wat iemand eventueel nog wel zou kunnen betekenen voor het team, wanneer iemand verwacht weer te kunnen werken, hoe en waar diegene bereikbaar is, en of er lopende zaken overgedragen moeten worden.
Je mag niet vragen wat iemand precies mankeert. Niet vragen naar medische behandelingen, medicatie of behandelaars. Zodra je die grens helder hebt, verdwijnt een groot deel van de koudwatervrees, en dat is precies waar mijn training en gespreksmodel op inspeelt: het geeft je een vaste structuur zodat je nooit hoeft te improviseren over wat wel en niet mag.

Lees hier: Wat moet je vragen bij een ziekmeldingsgesprek?

Hoe pak ik een gesprek aan bij iemand die vaak kort ziek is?

Frequent kort verzuim, doorgaans drie keer of vaker per jaar, wordt door leidinggevenden vaak genegeerd omdat het op zichzelf steeds “maar een paar dagen” lijkt. Of omdat het allemaal berust op toeval en er niets aan te doen is.
Toch is het een van de sterkste voorspellers van langdurig verzuim later. En dat maakt dat frequent verzuim niet onschuldig is maar juist heel zorgelijk. Vanuit die wetenschap moet je het gesprek dus echt wel voeren. Om je medewerker te faciliteren inzetbaar te blijven.

Het gesprek werkt het beste als je het ook echt met die intentie voert, als een oprechte verkenning: wat speelt er, wat zit er achter de meldingen, wat is er nodig om inzetbaar te blijven en een ziekmelding in de toekomst te voorkomen?
Vaak blijkt een reeks op het oog losse klachten samen te hangen met werkdruk, zorgen of spanningen thuis. Bereid het gesprek voor met de concrete verzuimdata, benoem wat de feiten zijn en wat je opvalt zonder te oordelen, en laat de medewerker zelf met ideeën komen voor wat er nodig is. Wachten tot het patroon vanzelf overgaat, is geen optie: het lost zichzelf zelden op.

Lees hier Hoe voer je een goed frequent-verzuimgesprek?

Waar ligt de grens tussen mijn rol en die van HR?

Veel leidinggevenden voelen zich alleen staan in verzuimdossiers, terwijl HR zich soms afvraagt hoever ze mogen gaan zonder op de stoel van de leidinggevende te gaan zitten. Andere organisaties hebben ook casemanagers in dienst, verzuimadviseurs, inzetbaarheidsadviseurs etc. Wie doet wat en wanneer?

In de praktijk werkt het vaak goed als de leidinggevende vanaf het begin het dagelijkse contact met de medewerker onderhoudt. Wanneer het langer dan bijvoorbeeld één week duurt, dan deelt de leidinggevende de verantwoordelijkheid voor de begeleiding van de medewerker met de casemanager.
HR toetst of het proces zorgvuldig verloopt en ondersteunt de leidinggevende met kennis van wet en regelgeving en de bijbehorende termijnen. HR kan een sparringpartner zijn en ondersteunen als het gaat om afwijkende afspraken, onvoorziene zaken of alternatieve interventies.
Een vast protocol met heldere afspraken over wie wat doet, en op welk moment, zorgt voor overzicht en een strakke regie. Het voorkomt dat een zieke medewerker tussen wal en schip valt en verzuim onnodig lang duurt.

Hoe herken ik dat iemand overbelast raakt, voordat diegene uitvalt?

De signalen zijn vaak subtiel: iemand die zich wat terugtrekt, er minder opgewekt uitziet, zich anders beweegt of gedraagt. Of soms merk je het aan verminderde concentratie of productiviteit, aan fouten, of aan de veranderde samenwerking.
Op zichzelf zegt één signaal weinig, maar in combinatie en over tijd vormen ze een patroon. Het lastige is dat leidinggevenden dit patroon vaak pas achteraf herkennen.

Zorg er daarom voor dat je je medewerkers met regelmaat in actie ziet en hoort.
En natuurlijk ook spreekt. Zorg voor een gesprekscyclus, waarin je periodiek en laagdrempelig met je mensen in gesprek gaat over hoe het gaat. Dat maakt het makkelijker om de signalen te herkennen en vroeg bij te sturen in plaats van pas te reageren als iemand al is uitgevallen.

Lees hier ons artikel over een medewerker met psychische klachten

Hoe voer ik een verzuimgesprek zonder dat het voelt als een verhoor?

Deze vraag komt vaak voort uit een eerdere ervaring die niet goed voelde, voor de leidinggevende of voor de medewerker. De sleutel zit in de rust en de opbouw van het gesprek: begin met oprechte interesse in hoe het gaat.
Neem echt de tijd en begin met de situatie te begrijpen vanuit het perspectief van de medewerker.
Geef ruimte om te vertellen, en stel open vragen in plaats van sturende.
Maar stel niet te veel verschillende vragen. Vaak is het beter om dieper in te gaan op een onderwerp dan vluchtig en oppervlakkig ook nog even naar verschillende andere zaken te vragen.

Leidinggevenden hebben ook vaak de neiging om met een oplossing te komen, omdat ze graag willen helpen en willen dat iemand weer snel aan het werk kan. Maar juist wanneer de medewerker zelf de regie krijgt over wat hij of zij nodig heeft, ontstaat er duurzame verandering in plaats van een tijdelijke oplossing.
Ons gesprekmodel BAAS helpt je hierbij.

Wat als de medewerker niet wil praten tijdens het gesprek?

Dat gebeurt vaker dan je denkt, en de reflex is dan om aan te dringen. Beter werkt het om de stilte te accepteren en aan te geven dat je er bent wanneer de medewerker er wel over wil praten.
Vraag wel aan je medewerker om aan te geven (voor de volgende keer) wat hij van je nodig heeft om dan het gesprek wel met jou aan te gaan. Maar stel tegelijkertijd jezelf ook de vraag: wat doe ik, hoe is mijn houding en uitstraling, en wat kan ik de volgende keer beter anders doen zodat hij het gesprek met mij aan wil gaan? Reflecteer op het gesprek en op de hele aanloop er naar toe. Wat kan er een rol hebben gespeeld?

Zorg ervoor dat het gebeuren niet tussen jullie in komt staan maar dat het jullie juist dichter naar elkaar toe brengt.
Dat het van waarde wordt omdat het jullie inzicht heeft gegeven en een kans om iets te verbeteren.
Sluit dit gesprek in elk geval in rust en vertrouwen af met concrete acties voor beiden en een vervolgafspraak.

Lees hier meer over werkvermogen bespreken.

Samenvatting: de vragen van leidinggevenden

1. “Wat mag ik wel en niet vragen als iemand zich ziekmeldt?”
    Je mag alles vragen over het werk, zoals wanneer iemand verwacht weer te kunnen werken en of lopende zaken overgedragen moeten worden. Je mag informeren naar privézaken of gebeurtenissen maar niet vragen wat iemand mankeert.
2. “Hoe pak ik een gesprek aan bij iemand die vaak kort ziek is?”
   Voer het gesprek met de intentie om de medewerker te ondersteunen zodat toekomstig verzuim kan worden voorkomen. Bereid het voor met concrete verzuimdata en laat de medewerker zelf met ideeën komen.
3. “Waar ligt de grens tussen mijn rol en die van HR?”
   Leg de rolverdeling in jullie organisatie vast in het protocol. Doorgaans onderhoudt de leidinggevende het contact met de medewerker, terwijl HR toetst of het proces zorgvuldig verloopt.
4. “Hoe herken ik dat iemand overbelast raakt, voordat diegene uitvalt?”
   Let op signalen als terugtrekken, fouten maken, gedragsverandering. Regelmatig contact helpt om vroeg bij te sturen.
5. “Hoe voer ik een verzuimgesprek zonder dat het voelt als een verhoor?”
   Stel niet te veel verschillende vragen. Begin met oprechte belangstelling, tijd en ruimte. 
6. “Wat als de medewerker niet wil praten tijdens het gesprek?”
   Accepteer de stilte en geef aan dat je er bent wanneer de medewerker er wel over wil praten. Sluit af met een concrete vervolgafspraak, zodat de deur open blijft staan.

Wie deze zes vragen helder heeft, is al een stuk verder dan de meeste leidinggevenden. Toch blijft het voeren van deze gesprekken een vaardigheid die je ontwikkelt door te oefenen, niet door het één keer te lezen.

Wil je jouw leidinggevenden hierin trainen, of wil je zelf sparren over een lastige situatie in jouw team?
Neem gerust contact op.

Of bekijk onze mogelijkheden:
De incompany training inzetbaarheidsgesprekken voor leidinggevenden of training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.
De online training verzuimgesprekken of training medewerkers inzetbaar houden.

Gretha Braakhekke | expert verzuimpreventie | specialist duurzame inzetbaarheid | trainer effectieve verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken