Hoe spreek je een medewerker aan op verzuim?

Een medewerker aanspreken op verzuim, zo doe je dat! 10 concrete vragen voor het gesprek.

Een medewerker meldt zich voor de vierde keer in een paar maanden ziek. Je wilt het verzuim bespreken, maar twijfelt over de aanpak.

Mag je iemand eigenlijk wel aanspreken op ziekteverzuim? Hoe voorkom je dat het gesprek beschuldigend wordt? Wat mag je vragen? En hoe bespreek je de verantwoordelijkheid van de medewerker zonder op de stoel van de bedrijfsarts te gaan zitten?

Het korte antwoord:

Ja, je kunt een medewerker aanspreken op verzuim. Maar spreek hem niet aan op het feit dat hij ziek is. Bespreek het verzuim, het effect ervan, eventuele patronen, de inzetbaarheid en wat werkgever en medewerker kunnen doen om herhaling of langdurige uitval zoveel mogelijk te voorkomen.

Mag je een medewerker aanspreken op verzuim?

Ja. Een leidinggevende mag met een medewerker praten over het ziekteverzuim en de gevolgen daarvan voor het werk. Het is de taak van een leidinggevende om het gesprek aan te gaan. En bij regelmatig kortdurend verzuim is het zelfs heel belangrijk om te onderzoeken wat er speelt. Soms kan bijvoorbeeld een aanpassing in het werk helpen.

Maar er zijn grenzen.
Een werkgever mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Een medewerker is niet verplicht om medische informatie met de werkgever te delen. Maar de werkgever mag bijvoorbeeld wel vragen wat de medewerker nog wel kan of wanneer de medewerker verwacht weer te kunnen werken.

Je mag ook onderzoeken wat er rondom het verzuim een rol speelt en welke mogelijkheden er zijn.

Lees hier de artikelen
Wat mag je wel vragen aan een zieke medewerker?
Verzuimgesprekken voeren
Waarom leidinggevenden verzuimgesprekken vermijden
40 vragen voor een verzuimgesprek

Begin bij de feiten

Een goed gesprek begint niet met een oordeel. Dus niet: “Je bent de laatste tijd wel erg vaak ziek.” Of: “Ik krijg het gevoel dat je je nogal gemakkelijk ziekmeldt.”

Daar zit je oordeel al in voordat de medewerker één woord heeft gezegd. Begin met wat je feitelijk weet: “Je hebt je de afgelopen zes maanden vier keer ziekgemeld. Dat valt mij op en daar wil ik graag met je over praten.”

Feiten geven duidelijkheid zonder direct te beschuldigen. Dat is zeker bij frequent verzuim belangrijk. Het doel van het gesprek is niet om te bewijzen dat iemand zich terecht of onterecht ziekgemeld heeft.

Het doel is begrijpen wat er gebeurt en onderzoeken of er mogelijkheden zijn om nieuw verzuim te voorkomen.

Vraag niet: waarom ben je zo vaak ziek?

Dat klinkt misschien als de meest logische vraag. Maar daarmee kom je al snel op medisch terrein. Interessantere vragen zijn:

1. Wat valt jou zelf op als je naar je verzuim kijkt?
2. Zie jij een patroon?
3. Zijn er factoren aan te wijzen die hierbij een rol spelen?
4. Hoe ervaar je je werk op dit moment?
5. Zijn er werkzaamheden of omstandigheden die veel van je vragen?
6. Wat zou helpen om je werk goed te kunnen blijven doen?
7. Wat kun jij zelf doen om je inzetbaarheid te ondersteunen?
8. Is er iets wat wij vanuit het werk kunnen doen?

Je hoeft niet te weten welke diagnose iemand heeft om een uitstekend gesprek over werk, werkvermogen en inzetbaarheid te voeren.

Kijk verder dan de ziekmeldingen

Vier ziekmeldingen zijn vier gebeurtenissen. Maar misschien vertellen ze samen een verhaal.

1. Is de medewerker bijvoorbeeld steeds kort na een drukke periode afwezig?
2. Zijn er spanningen in het team?
3. Is de werkdruk veranderd?
4. Heeft iemand moeite met bepaalde werkzaamheden?
5. Ontstaat verzuim steeds rondom dezelfde situaties?
6. Of ziet de medewerker zelf helemaal geen verband?

Trek niet te snel conclusies. Een patroon signaleren is iets anders dan de oorzaak ervan invullen.

Lees hier de artikelen
Hoe voer je een goed frequent verzuim gesprek? 
Hoe bespreek je frequent verzuim? 
Veelgemaakte fouten in verzuimgesprekken

Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Mij valt op dat drie ziekmeldingen volgden op een periode waarin je veel extra diensten werkte. Zie jij zelf een verband hiermee?”

Daarmee leg je een observatie neer en laat je de medewerker erop reageren.

Bespreek niet alleen het verzuim, maar ook het werkvermogen

Een verzuimgesprek wordt interessanter wanneer je niet alleen terugkijkt. Want de belangrijkste vraag is uiteindelijk niet: “Waarom was je ziek?” maar: “Wat is er nodig om je werk goed te kunnen blijven doen?”

Daarvoor helpt het om naar werkvermogen te kijken. Werkvermogen is de voortdurend veranderende verhouding tussen wat het werk en het leven van iemand vragen en wat iemand op dat moment lichamelijk, mentaal, sociaal en emotioneel beschikbaar heeft.

Je kunt dat gesprek langs drie eenvoudige thema’s voeren.

1. Wat vraagt het werk?

Denk aan werkdruk, taken, verantwoordelijkheden, werktijden, samenwerking, autonomie, fysieke belasting, concentratie en emotionele belasting.

Vraag bijvoorbeeld: “Welke onderdelen van je werk vragen momenteel veel van je?”

2. Wat vraagt het leven?

Ook buiten het werk kan veel spelen. Daarvoor hoef je niet meteen heel diep te graven.
Je kunt wel vragen: “Zijn er privé omstandigheden waardoor het op dit moment lastiger is om werk en alles daaromheen goed te combineren?”

De medewerker bepaalt zelf wat hij daarover wil vertellen.

3. Wat heeft de medewerker beschikbaar?

Denk aan gezondheid, energie, tijd, concentratie, kennis, vaardigheden, motivatie, flexibiliteit en veerkracht. Vraag bijvoorbeeld: “Wat merk je op dit moment aan je mogelijkheden om het werk goed te kunnen doen?”

Zo verschuift het gesprek van ziekte naar werkvermogen. En daarmee ook van terugkijken naar vooruitkijken.

Lees hier meer over
Werkvermogen 
Werkvermogen bespreken
Inzetbaarheidsgesprekken 
Waarom een inzetbaarheidsgesprek geen verzuimgesprek is
Of download de gratis tool: Het werkvermogen kompas

Spreek de medewerker ook aan op verantwoordelijkheid

Hier wordt het gesprek vaak voorzichtig. Soms té voorzichtig. Uit angst om druk uit te oefenen, neemt een leidinggevende gemakkelijk veel verantwoordelijkheid over. “Wat kunnen wij voor je doen?”

Dat is een prima vraag. Maar het is maar de helft van het gesprek. Vraag in elk geval ook: “Wat kun jij zelf doen om de kans op nieuw verzuim te verkleinen?” Of: “Wat heb jij nodig om eerder aan te geven wanneer je merkt dat je werkvermogen onder druk komt te staan?”

Bij re-integratie is de gezamenlijke verantwoordelijkheid ook formeel vastgelegd. De medewerker moet onder andere afspraken nakomen, passend werk accepteren en initiatief tonen. De werkgever moet op zijn beurt werkhervatting en passend werk mogelijk maken.

Verantwoordelijkheid werkt dus twee kanten op.

Wacht niet op de volgende ziekmelding

Een verzuimgesprek vindt meestal plaats nadat iemand heeft verzuimd. Maar als uit het gesprek blijkt dat er al langere tijd signalen waren, stel dan ook de vraag: “Waarom hebben we elkaar niet eerder gesproken?”

Daar ontstaat de brug van verzuimmanagement naar verzuimpreventie.
Van vroegsignalering naar vroegdeling.

Lees hier alles over
Verzuimpreventie 
Leidinggeven aan inzetbaarheidsbevordering 
Verzuim is gedrag
Verzuim is een vorm van zelfregulatie

Van de leidinggevende mag je verwachten dat hij veranderingen opmerkt, contact maakt en het gesprek aangaat.
Maar een leidinggevende kan niet weten wat een medewerker niet laat zien of vertelt. Van de medewerker mag je daarom ook iets verwachten:

Hij moet het delen wanneer hij merkt dat het werkvermogen onder druk staat.

Niet pas wanneer werken niet meer lukt. Een simpele zin kan al genoeg zijn: “Ik merk dat het steeds meer moeite kost om mijn werk vol te houden. Kunnen we daar eens naar kijken?”

Dan ontstaat er ruimte om bij te sturen vóórdat verzuim de enige uitweg lijkt.

Hoe spreek je iemand aan op frequent verzuim?

Bij frequent verzuim zou je het gesprek ongeveer zo kunnen openen:

“Je hebt je het afgelopen halfjaar vier keer ziekgemeld. Ik wil niet met je bespreken welke klachten je tijdens die ziekmeldingen had. Ik wil wel graag met je kijken naar het patroon. Wat valt jou zelf op? En is er iets in je werk of inzetbaarheid waar we aandacht aan moeten besteden om nieuw verzuim zoveel mogelijk te voorkomen?”

Daar zitten verschillende dingen in.

1. Je benoemt de feiten
2. Vertel duidelijk waarom je het gesprek voert
3. Vraag nadrukkelijk niet naar medische informatie
4. Maak de medewerker medeverantwoordelijk
5. En richt het gesprek op de toekomst

Wat als de medewerker defensief reageert?

“Ik kan er toch niets aan doen dat ik ziek ben?”
Ga dan niet in discussie over de vraag of iemand iets aan zijn ziekte kan doen. Dat is meestal helemaal niet de vraag. Je kunt antwoorden:

“Ik spreek je niet aan op het feit dat je ziek bent geweest. Ik wil met je onderzoeken of er factoren zijn waarop jij of wij wél invloed hebben en die kunnen helpen om je inzetbaarheid te ondersteunen.”

Dat haalt een belangrijk misverstand uit het gesprek. Verantwoordelijkheid nemen betekent niet automatisch schuld hebben. Het betekent kijken naar waar invloed mogelijk is.

Wat als het verzuim gevolgen heeft voor collega’s?

Ook dat mag besproken worden. Verzuim heeft vaak gevolgen voor planning, collega’s, klanten of het team. Je hoeft daar niet omheen te draaien. Maar gebruik die gevolgen niet om iemand schuldgevoel aan te praten. Dus liever:

“Als je onverwacht uitvalt, moeten collega’s diensten overnemen. Dat is een van de redenen waarom ik graag wil onderzoeken of we iets kunnen doen om herhaling te beperken.”

Dan benoem je het zakelijke belang zonder de boodschap: “Kijk eens wat jij je collega’s aandoet.”

Een goed verzuimgesprek heeft namelijk twee kanten. Aandacht voor de medewerker én aandacht voor het werk.

Maak van het gesprek geen eenmalige interventie!

Een veelgemaakte fout is dat er na drie of vier ziekmeldingen ineens een serieus gesprek wordt gevoerd. Daarvoor was er nauwelijks contact over de ziekmeldingen en ook daarna gebeurt er weer maanden niets.

Tot de volgende ziekmelding.

Interessanter is om concrete afspraken te maken. Bijvoorbeeld:

-Wat gaat de medewerker doen?
-Wat gaat de leidinggevende doen?
-Hoe kan het werk worden aangepast?
-Welke signalen spreken we af serieus te nemen en te bespreken?
-Wanneer trekt de medewerker eerder aan de bel?
-Wanneer spreken we elkaar opnieuw?

Bij langdurig verzuim en formele re-integratie is periodiek overleg zelfs onderdeel van het proces. De wet geeft aan dat werkgever en werknemer minimaal eens per zes weken de voortgang bespreken en waar nodig het Plan van aanpak aanpassen.

Maar preventief hoef je natuurlijk niet te wachten tot er überhaupt een Plan van aanpak nodig is.

10 goede vragen voor een gesprek over verzuim

Wil je een medewerker aanspreken op verzuim? Deze vragen helpen om het gesprek open én doelgericht te voeren:

1. Wat valt jou zelf op als je naar je verzuim kijkt?
2. Zie je een patroon?
3. Zijn er factoren in het werk of privé die veel van je vragen?
4. Hoe ervaar je je werkbelasting op dit moment?
5. Wat gaat juist goed?
6. Wat heb je nodig om je werk goed te kunnen blijven doen?
7. Waar heb je zelf invloed op?
8. Wat kun jij doen om je inzetbaarheid en werkvermogen te verbeteren?
9. Wat kunnen wij vanuit het werk doen?
10. Wat spreken we af voor het moment waarop je merkt dat je werkvermogen opnieuw onder druk komt te staan?

De kracht zit niet in het afwerken van tien vragen. De kracht zit in doorvragen op het antwoord.

Veelgestelde vragen over een medewerker aanspreken op verzuim

1. Mag je een medewerker aanspreken op verzuim?

Ja. Je mag het aantal ziekmeldingen, het patroon en de gevolgen voor het werk bespreken. Vraag niet naar de diagnose of medische oorzaak. Richt het gesprek op het verzuim, het werk, de inzetbaarheid en mogelijke oplossingen.

2. Wat mag je vragen tijdens een verzuimgesprek?

Je kunt vragen naar zaken die relevant zijn voor werk en inzetbaarheid, zoals de verwachte duur van het verzuim, mogelijkheden rondom werk en afspraken. Naar de aard of oorzaak van de ziekte mag de werkgever niet vragen.

3. Hoe begin je een gesprek over frequent verzuim?

Begin feitelijk. Bijvoorbeeld: “Je hebt je het afgelopen halfjaar vier keer ziekgemeld. Dat valt mij op en daar wil ik graag met je over praten. Wat valt jou zelf op als je daarnaar kijkt?”

4. Mag je vragen waarom iemand zo vaak ziek is?

Vraag niet naar de medische oorzaak van de ziekmeldingen. Je kunt wel onderzoeken of de medewerker patronen ziet, of er zaken spelen die de medewerker met je wil delen en of factoren in het werk van invloed zijn op de inzetbaarheid.

5. Kun je een medewerker verantwoordelijk maken voor zijn verzuim?

Verantwoordelijkheid is iets anders dan schuld. Je kunt een medewerker wel aanspreken op gedrag, afspraken, inzetbaarheid, vroegtijdig signalen delen en zijn bijdrage aan oplossingen. Bij re-integratie hebben werkgever én werknemer bovendien wettelijke verantwoordelijkheden.

6. Wanneer schakel je de bedrijfsarts in?

Wanneer er een medische beoordeling nodig is over mogelijkheden en beperkingen. De leidinggevende mag die medische beoordeling niet zelf maken.

7. Van verzuimgesprek naar inzetbaarheidsgesprek

Een goed verzuimgesprek gaat uiteindelijk niet alleen over de ziekmeldingen die al achter je liggen. Het gaat over wat je ervan kunt leren en hoe dit helpt voor de toekomst.

Een inzetbaarheidsgesprek gaat over werkvermogen

Gebruik de gratis tool: Het werkvermogen kompas

Focus op

1. Wat vraagt het werk?
2. Wat vraagt het leven?
3. En wat heeft de medewerker beschikbaar?
4. Waar ontstaat spanning in die verhouding?

En vooral: Wat kunnen medewerker en werkgever doen voordat die spanning opnieuw leidt tot uitval?

Dan wordt een verzuimgesprek meer dan een gesprek over afwezigheid.
Het wordt een gesprek over werkvermogen, verantwoordelijkheid en invloed.

En misschien is dat wel de belangrijkste verschuiving: Spreek een medewerker niet alleen als hij verzuimt.
Zorg dat je elkaar eerder spreekt.

De leidinggevende door eerder te signaleren.
De medewerker door eerder te delen.

Want hoe eerder je weet dat het werkvermogen onder druk staat, hoe meer mogelijkheden er meestal nog zijn om bij te sturen.

Training verzuimgesprekken aanvragen

Wil je beter worden in het voeren van verzuim- en inzetbaarheidsgesprekken?

Bekijk onze mogelijkheden:
De incompany training inzetbaarheidsgesprekken voor leidinggevenden of training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.
De online training verzuimgesprekken of training medewerkers inzetbaar houden.

Gretha Braakhekke | expert verzuimpreventie | specialist duurzame inzetbaarheid | trainer effectieve verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken