Verzuimgesprekken voeren: praktische tips

Verzuimgesprekken voeren: 21 praktische tips voor leidinggevenden

Een verzuimgesprek voeren hoort voor veel leidinggevenden niet bepaald bij de favoriete onderdelen van het werk.
Toch is het een vast onderdeel en is het ontzettend belangrijk dat je dit goed doet:

– betrokken, maar niet bemoeizuchtig.
– duidelijk, maar niet hard.
– behulpzaam, maar niet oplossen of overnemen.

En ondertussen vraag je je misschien af:

Wat mag ik vragen?
Hoe houd ik het contact goed?
Wat kan ik doen bij frequent verzuim?
Wat zeg ik bij psychische klachten?

Gelukkig hoeft een goed verzuimgesprek helemaal niet ingewikkeld te zijn.

Hieronder vind je 21 praktische tips die direct toepasbaar zijn.

Of lees hier artikelen over:

– Wat mag je wel vragen aan een zieke medewerker?
– Veelgemaakte fouten in een verzuimgesprek
– Hoe bespreek ik frequent verzuim?
– Wat als iemand psychische klachten heeft?

Of bekijk ons artikel over verzuimgesprekken.

 

  1. Begin niet met het protocol

Begin met de mens. Stel eerst een vraag in de trant van: “Hoe gaat het met je?”
Vraag ook naar iets persoonlijks, iets waarvan je weet dat speelt of belangrijk is voor de medewerker.
Je moet eerst voor de verbinding zorgen. Voor veiligheid en vertrouwen.
Eerst contact maken met je medewerker om te weten of je door kunt vragen.

  1. Luister om te begrijpen

Veel leidinggevenden luisteren om te reageren. Luister om de medewerker, zijn situatie, zijn leef- en denkwereld te begrijpen.
Dat levert heel veel informatie op.

  1. Vraag niet alleen wat niet lukt

Vraag ook: “Wat geeft je op dit moment nog wel plezier of energie? Wat lukt op dit moment nog wel?”
Daar begint het gesprek over werkvermogen.

  1. Vermijd het woord waarom

Waarom-vragen kunnen snel als een verhoor en oordeel voelen.

Vergelijk maar eens: “Waarom heb je dat gedaan?” met: “Kun je mij meenemen in wat er gebeurde?”

Werkvermogen

  1. Bespreek werkvermogen

Mogelijkheden op een goede manier bespreken geeft meer richting en energie dan alleen praten over beperkingen.
Geef wel ruimte om te vertellen over klachten. Geef ruimte voor zorgen, verdriet, spijt, rouw en somberheid.
Kijk daarna ook altijd samen naar een ander (toekomst)perspectief.
Lees hier een artikel over werkvermogen.

  1. Vul niets in

Denk niet: “Het zal wel stress zijn.” Of: “Dit of dat is er privé aan de hand.”

Vraag. Onderzoek. En luister goed. Ook tussen de regels door.
En vraag altijd of jouw aanname en conclusie klopt.

  1. Wees duidelijk over verwachtingen

Onduidelijkheid zorgt voor een medewerker vaak voor onrust. Bespreek:

contactmomenten

bereikbaarheid

afspraken

vervolgstappen: wie, wat en wanneer.

  1. Vraag wat helpt

Bijvoorbeeld: “Wat kan jou op dit moment helpen?”
Een simpele maar krachtige vraag. En kijk vervolgens wat de medewerker nodig heeft om dat te doen.

  1. Maak geen haast met oplossingen

Sommige leidinggevenden schieten direct in de oplossingsstand.
Vaak is begrijpen eerst veel belangrijker. Op het moment jij vragen stelt om de medewerker echt goed te begrijpen, gebeurt er bij de medewerker ook veel. Gaat hij het zelf ook beter begrijpen.

  1. Let op je intentie

Mensen voelen haarfijn of je oprecht bent. Of komt controleren of contact zoekt om tot steun te zijn.

  1. Benoem wat je ziet

Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je stiller bent dan normaal.”
Dat werkt beter dan interpretaties als “Volgens mij zit je niet lekker in je vel”.

  1. Durf patronen bespreekbaar te maken

Bijvoorbeeld: “Ik zie dat jij dit jaar 3 keer niet aanwezig was bij het teamoverleg. Ik wil graag begrijpen wat hierachter zit.”

  1. Vraag naar energie

Bijvoorbeeld: “Waar krijg je momenteel energie van?” en ook: “Wat kost je op dit moment vooral veel energie?”

Psychische klachten

  1. Maak emoties en psychische klachten bespreekbaar

Bijvoorbeeld: “Wat voor gevoel roept dat bij jou op?” , “Vind je dat jouw gevoelens er mogen zijn in dit team?”

  1. Laat stiltes vallen

Niet elke stilte hoeft direct gevuld te worden. Beter van niet zelfs. Het is hét moment waarop het inzicht komt of de beweging ontstaat.
Lees hier meer over de kracht van stiltes in een gesprek.

  1. Vermijd medische nieuwsgierigheid

Je hoeft geen diagnose te kennen. Je mag er in verband met de privacy van de medewerker niet naar vragen, en als de medewerker er wel iets over vertelt mag je er niet over doorvragen en er ook geen notities over maken.

Richt je op:

de concrete en praktische situatie

werk en werkplezier

belastbaarheid en inzetbaarheid

ondersteuning

  1. Maak afspraken heel concreet

Niet: “We houden contact.”
Maar bijvoorbeeld: “We hebben het volgende afgesproken:
1.Jij neemt morgen contact op met de bedrijfsarts hierover. Als je woensdag nog geen contact hebt gehad dan laat je mij dat woensdag ook even weten.
2.Daarna schrijf je een plan hoe je hier mee om wilt gaan.
3.Ik zoek deze week voor je uit hoe dit of dat precies zit.
4.En maandag bel ik je om 10.00 uur en bespreken we de stand van zaken en hoe we verder gaan.”

  1. Bespreek verantwoordelijkheid aan beide kanten

Goede verzuimgesprekken maken ieders rol duidelijk.

Lees hier artikelen over goede verzuimgesprekken

  1. Vraag naar zorgen of verwachtingen met betrekking tot hobbels of tegenslagen onderweg

Bijvoorbeeld: “Waar maak je je op dit moment het meeste zorgen over?” Of “Wat verwacht je tegen te komen waardoor het lastig kan worden?”
Dat levert vaak verrassende inzichten op en constructieve acties.

  1. Sluit af met samenvatten

Controleer of jullie elkaar goed hebben begrepen. Dat voorkomt misverstanden.

  1. Oefen

Misschien wel de belangrijkste tip. Verzuimgesprekken voeren is een vaardigheid. Niemand leert dat uit een boekje.
Goede gesprekken ontstaan door:

te doen

te reflecteren

feedback te krijgen

nieuw manieren proberen en ervaring op te doen

 

Nog beter voorkom je verzuim. Lees hier onze informatie over inzetbaarheidsgesprekken

Een goed verzuimgesprek draait niet om ziekte

Training verzuimgesprekken aanvragen

Wil je leidinggevenden sterker maken in het voeren van verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken?

Bekijk onze incompany training inzetbaarheidsgesprekken of training verzuimgesprekken voor leidinggevenden.
En online training verzuimgesprekken of training medewerkers inzetbaar houden.
Zoek je een maatwerktraject, neem dan contact op.

Gretha Braakhekke | expert verzuimpreventie | specialist duurzame inzetbaarheid | trainer effectieve verzuimgesprekken en inzetbaarheidsgesprekken